Politique de confidentialité

QUOTEY, INC. · Dernière mise à jour le 20 septembre 2026

Introduction

La présente politique explique comment QUOTEY, INC. (« Quotey », « nous ») traite les renseignements personnels des personnes avec lesquelles nous faisons directement affaire : les personnes qui utilisent notre plateforme, les courtiers, assureurs, souscripteurs et autres entreprises auxquels nous vendons nos services, les personnes abonnées à nos listes de diffusion et les visiteurs de nos sites Web.

Elle s'applique aux renseignements que nous recueillons :

• Sur quotey.io, app.quotey.io, quotey.ai et app.quotey.ai, ci-après nos « Sites Web »
• Dans la plateforme Quotey, à l'égard des personnes qui s'y connectent et l'utilisent
• Dans les courriels et autres messages électroniques échangés avec nous
• Lors d'événements, de conversations commerciales et par les canaux de contact d'affaires

Le droit canadien de la protection de la vie privée définit les « renseignements personnels » comme tout renseignement concernant une personne physique identifiable. Les renseignements concernant une entreprise ne constituent pas, à eux seuls, des renseignements personnels.

Nous nous engageons à traiter les renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec et aux autres lois canadiennes applicables en matière de protection de la vie privée.

Les renseignements que les courtiers saisissent au sujet de leurs clients

Quotey octroie des licences d'utilisation de ses logiciels à des cabinets de courtage d'assurance. Les courtiers utilisent ces logiciels pour soumissionner, placer et gérer des contrats d'assurance commerciale pour leurs propres clients. Ce faisant, ils saisissent dans la plateforme des renseignements personnels concernant ces clients.

Quotey n'est pas l'organisation responsable de ces renseignements. C'est le cabinet de courtage qui l'est. Le cabinet entretient la relation avec l'assuré, a obtenu le consentement nécessaire à la collecte des renseignements et décide des fins auxquelles ils sont utilisés. Quotey ne les détient et ne les traite qu'à titre de fournisseur de services, suivant les instructions du cabinet et conformément à notre entente avec lui.

Concrètement :

• Nous ne recueillons pas ces renseignements directement auprès des personnes concernées et nous ne les utilisons pas à nos propres fins.
• Nous ne les vendons pas et nous ne les utilisons pas à des fins de marketing.
• Nous n'y accédons que dans la mesure nécessaire pour fournir, soutenir, sécuriser et maintenir la plateforme pour le cabinet.
• Nos obligations à leur égard sont énoncées dans notre entente avec le cabinet, et non dans la présente politique.

Sous-traitants utilisés pour ces renseignements. La prestation de la plateforme fait appel à un petit nombre de fournisseurs spécialisés qui traitent les renseignements des clients suivant nos instructions — notamment pour l'hébergement et le stockage infonuagiques, le traitement documentaire, la signature électronique, la recherche d'adresses ainsi que les fournisseurs d'intelligence artificielle utilisés pour l'extraction documentaire et l'analyse des soumissions. Nous concluons avec chacun d'eux des ententes compatibles avec nos obligations envers le cabinet, et les cabinets peuvent nous demander la liste à jour en tout temps. Lorsqu'un cabinet préfère ne pas utiliser les fonctions assistées par intelligence artificielle, ou souhaite utiliser son propre modèle, ces fonctions peuvent être désactivées pour ce cabinet.

Transmission aux assureurs. L'obtention de soumissions exige la transmission de renseignements sur les clients aux assureurs, et la plateforme y procède suivant les instructions du cabinet, dans le cadre du processus de soumission. Les assureurs ne sont pas nos fournisseurs de services. Chacun est une organisation indépendante, responsable des renseignements en vertu de sa propre politique de confidentialité, et décide lui-même de la manière et du lieu où il traite ce qu'il reçoit. Il appartient aux cabinets d'obtenir le consentement nécessaire pour soumettre les renseignements de leurs clients aux fins de soumission, et les assurés doivent adresser leurs questions sur le traitement de leurs renseignements par un assureur à cet assureur ou à leur courtier.

Nous appliquons à ces renseignements les mêmes pratiques de sécurité, de conservation et de notification des incidents qu'à nos propres dossiers, et des pratiques plus strictes lorsque l'entente conclue avec un cabinet l'exige.

Les personnes visées par la présente politique

Nous sommes responsables des renseignements personnels concernant quatre groupes.

La situation des utilisateurs de la plateforme mérite d'être énoncée clairement. Votre employeur est notre client et détient le contrat, mais le dossier vous concernant à titre d'utilisateur — vos identifiants, votre activité dans la plateforme, votre historique de soutien — constitue un renseignement vous concernant, et nous déterminons les fins auxquelles il est utilisé. Nous en sommes responsables, et les droits énoncés dans la présente politique s'y appliquent.

Les renseignements que nous recueillons

Utilisateurs de la plateforme. Nom, adresse courriel professionnelle, titre du poste, employeur, numéro de téléphone, identifiants de connexion, registres d'authentification et de session, journaux d'activité et d'audit indiquant les actions effectuées dans la plateforme, billets de soutien et correspondance, et préférences d'utilisation.

Contacts d'affaires et clients potentiels. Nom, adresse courriel professionnelle, titre du poste, employeur, numéro de téléphone, adresse postale d'affaires, comptes rendus de rencontres et correspondance, notes prises par notre équipe au sujet des discussions commerciales, et étape de toute occasion d'affaires.

Abonnés. Adresse courriel et, si vous les fournissez, nom et employeur. Nous consignons également si et quand vous avez consenti à recevoir des messages, quels messages nous avons envoyés, et si vous les avez ouverts ou si vous avez cliqué sur les liens qu'ils contiennent.

Visiteurs du site Web. Adresse IP, type et version du navigateur, système d'exploitation, type d'appareil, page de provenance, pages consultées, temps passé, et autres renseignements techniques et d'utilisation de même nature.

Nous ne demandons à aucun de ces groupes de numéro d'assurance sociale, de numéro de pièce d'identité gouvernementale, de cote de crédit, de renseignement de santé ni de coordonnées de compte financier. Si vous nous transmettez de tels renseignements sans que nous les ayons demandés, nous les supprimerons.

Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements concernant des personnes de moins de 18 ans, et nos Sites Web ainsi que notre plateforme ne s'adressent pas à elles.

Comment nous les recueillons

Directement auprès de vous, lorsque vous vous inscrivez à la plateforme ou l'utilisez, remplissez un formulaire sur nos Sites Web, vous abonnez à une liste de diffusion, communiquez avec nous, nous rencontrez lors d'un événement ou correspondez avec nous.

Auprès de votre employeur, lorsqu'un cabinet, un assureur ou un autre client crée des comptes d'utilisateur pour son personnel ou nous transmet les coordonnées des personnes avec lesquelles nous travaillerons.

Automatiquement, au fil de votre utilisation de nos Sites Web et de la plateforme, au moyen de témoins, de journaux de serveur et de technologies de même nature.

Auprès de tiers et de sources publiques, notamment des répertoires d'entreprises, des associations sectorielles, des profils professionnels accessibles au public et des partenaires qui nous réfèrent des clients. Dans ce cas, nous ne recueillons que des coordonnées d'affaires.

Comment nous les utilisons

Nous utilisons les renseignements personnels pour :

• Fournir, exploiter, sécuriser et soutenir la plateforme Quotey, et authentifier les utilisateurs
• Administrer nos ententes avec la clientèle, y compris la facturation et le recouvrement
• Répondre aux demandes, fournir du soutien et faire enquête sur les problèmes signalés
• Informer les utilisateurs des modifications apportées à la plateforme, des questions de sécurité et de la disponibilité du service
• Gérer nos occasions d'affaires et nos relations commerciales
• Envoyer des communications de marketing lorsque nous avons le consentement requis, tel qu'il est décrit ci-dessous
• Comprendre l'utilisation de nos Sites Web et de la plateforme, et les améliorer
• Respecter nos obligations légales et réglementaires, et faire valoir ou défendre des droits en justice

Nous nous fondons sur votre consentement pour les communications de marketing et pour les témoins non essentiels. Pour les autres fins énoncées ci-dessus, nous nous fondons sur le consentement donné au moment où les renseignements nous ont été fournis, ou sur l'exception prévue par le droit canadien pour les coordonnées d'affaires recueillies afin de communiquer avec une personne dans le cadre de son emploi.

Nous ne vendons pas de renseignements personnels. Nous ne prenons pas de décision concernant une personne fondée exclusivement sur un traitement automatisé, sans intervention humaine.

Courriels de marketing

Nous n'envoyons de messages électroniques commerciaux que dans la mesure où la Loi canadienne anti-pourriel le permet — soit parce que vous avez donné un consentement exprès, soit parce que nous entretenons avec vous une relation d'affaires existante donnant lieu à un consentement tacite.

Consentement exprès. Lorsque vous vous abonnez au moyen d'un formulaire sur nos Sites Web, vous donnez un consentement exprès à recevoir nos messages de marketing. Nous conservons un registre indiquant la date de votre abonnement, le formulaire utilisé et le libellé de ce formulaire à ce moment.

Consentement tacite. Si vous êtes client, ou si vous vous êtes renseigné au sujet de Quotey, la LCAP y voit un consentement tacite pour une période limitée. Nous considérons que le consentement tacite expire selon les délais prévus par la loi et cessons d'envoyer des messages sur ce fondement une fois ce délai écoulé.

Chaque message que nous envoyons comprend :

• Notre dénomination sociale et, le cas échéant, le nom sous lequel nous exerçons nos activités
• Une adresse postale où nous pouvons être joints
• Une adresse courriel ou une adresse Web pour communiquer avec nous
• Un lien de désabonnement fonctionnel

Désabonnement. Vous pouvez vous désabonner à partir de tout message au moyen du lien qu'il contient, ou en écrivant à info@quotey.io. Nous donnons suite aux demandes de désabonnement dans les meilleurs délais et, dans tous les cas, dans les 10 jours ouvrables, comme l'exige la LCAP. Le désabonnement aux communications de marketing ne met pas fin aux messages de service concernant la plateforme, tels que les avis de sécurité, la facturation ou les modifications aux conditions d'utilisation : ces messages ne constituent pas du marketing et sont envoyés aux utilisateurs dans le cadre de la prestation du service.

Le retrait du consentement au marketing est distinct du retrait du consentement au traitement de vos renseignements personnels en général, dont il est question ci-dessous.

Avec qui nous les communiquons

Nous communiquons des renseignements personnels à des fournisseurs de services qui exercent des fonctions pour notre compte, aux termes d'ententes les obligeant à en préserver la confidentialité, à ne les utiliser qu'aux fins que nous précisons et à les protéger selon des normes compatibles avec la présente politique.

Cette liste énumère nos principaux fournisseurs. D'autres soutiennent des fonctions particulières à l'occasion; vous pouvez demander la liste à jour à notre responsable de la protection des renseignements personnels.

Nous communiquons également des renseignements personnels :

• À des conseillers professionnels, notamment des avocats, des auditeurs et des assureurs, lorsque cela est nécessaire
• Dans le cadre d'une vente, d'un financement ou d'une réorganisation de notre entreprise, à condition que le destinataire soit tenu de les utiliser aux mêmes fins
• Pour nous conformer à une ordonnance d'un tribunal, à la loi ou à une demande légitime d'une autorité gouvernementale ou réglementaire
• Pour faire valoir, exercer ou défendre des droits en justice, ou faire respecter nos ententes
• Avec votre consentement, ou lorsque la loi le permet ou l'exige par ailleurs

Nous ne communiquons pas de renseignements personnels à des tiers aux fins de leur propre marketing.

Transferts hors du Canada

Les données de la plateforme sont stockées au Canada. Notre base de données de production se trouve à Montréal et nos copies de sauvegarde à Calgary, toutes deux chez Amazon Web Services.

Certains traitements ont lieu à l'extérieur du Canada :

• Hébergement applicatif. La plateforme Quotey fonctionne sur Railway, aux États-Unis. Les renseignements personnels sont traités sur cette infrastructure pendant l'exécution du service, même s'ils sont stockés au Canada.
• Marketing par courriel par l'intermédiaire de MailerLite, dans l'Union européenne.
• Traitement des paiements par l'intermédiaire de Stripe et authentification par l'intermédiaire de Stytch, aux États-Unis.

Lorsque des renseignements personnels se trouvent à l'extérieur du Canada, ils sont assujettis aux lois du pays concerné, et les tribunaux, les autorités policières et les organismes de réglementation de ce pays peuvent être en mesure d'y accéder en vertu de ces lois.

Avant de retenir les services d'un fournisseur situé à l'extérieur du Canada, nous évaluons les pratiques de confidentialité et de sécurité qu'il applique, et nous convenons contractuellement d'une protection compatible avec la présente politique et avec les lois canadiennes en matière de protection de la vie privée. Lorsque le droit québécois s'applique, nous réalisons l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée qu'il exige avant que les renseignements soient communiqués à l'extérieur du Québec.

Vous pouvez nous demander où sont conservés les renseignements vous concernant en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

Témoins et statistiques de fréquentation

Nos Sites Web utilisent des témoins et des technologies de même nature. Les témoins strictement nécessaires assurent le fonctionnement du site, maintiennent votre session et soutiennent la sécurité; ils sont déposés sans consentement, le service ne pouvant être fourni sans eux.

Nous n'utilisons pas de témoins de mesure d'audience, de témoins publicitaires, ni aucune technologie permettant de vous suivre d'un site Web à l'autre. Nous n'établissons pas de profils de visiteurs et nous ne faisons pas de publicité comportementale.

Si cela venait à changer, nous mettrions à jour la présente politique et, pour les visiteurs au Québec, nous demanderions le consentement avant de déposer tout témoin non essentiel.

La plupart des navigateurs permettent de refuser ou de supprimer les témoins. Le blocage des témoins strictement nécessaires peut empêcher certaines parties de nos Sites Web de fonctionner.

Sécurité et incidents de confidentialité

Nous protégeons les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité physiques, organisationnelles et techniques proportionnées à leur sensibilité, notamment le chiffrement en transit et au repos, des contrôles d'accès et des permissions fondées sur le principe du moindre privilège, l'authentification multifacteur pour le personnel et les utilisateurs de la plateforme, la journalisation et la surveillance, des vérifications d'antécédents et une formation en protection de la vie privée pour le personnel, ainsi que des tests de sécurité réguliers.

Aucune méthode de transmission ou de stockage n'est parfaitement sûre. Lorsque nous vous avons remis des identifiants, il vous appartient d'en préserver la confidentialité et de répondre de l'activité effectuée au moyen de votre compte.

Si un incident de confidentialité présente un risque réel de préjudice sérieux, nous le signalerons au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et en aviserons les personnes concernées dans les meilleurs délais, et nous tiendrons un registre des incidents comme la loi l'exige. Lorsqu'un incident touche des renseignements qu'un cabinet a saisis au sujet de ses clients, nous en aviserons le cabinet sans délai afin qu'il puisse s'acquitter de ses propres obligations envers ces personnes.

Durée de conservation

Nous ne conservons les renseignements personnels que le temps nécessaire aux fins décrites dans la présente politique, et aussi longtemps que l'exigent nos obligations légales, comptables et de déclaration. Lorsqu'ils ne sont plus nécessaires, nous les supprimons ou les anonymisons de sorte qu'ils ne puissent plus être associés à une personne.

En règle générale, les renseignements concernant les utilisateurs de la plateforme et les contacts d'affaires sont conservés pendant la durée de la relation et pendant une période par la suite; les renseignements des abonnés sont conservés jusqu'à leur désabonnement; et les dossiers que nous sommes tenus de conserver pour des motifs légaux ou comptables le sont pour la période prévue par la loi applicable.

Nous établissons actuellement des durées de conservation déterminées pour chaque catégorie de renseignements décrite dans la présente politique et les énoncerons ici une fois qu'elles seront en place.

Vous pouvez nous demander de supprimer des renseignements personnels dont nous n'avons plus besoin aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Voir Vos droits, ci-dessous.

Les renseignements que les courtiers saisissent au sujet de leurs clients sont conservés conformément à notre entente avec le cabinet et à ses instructions, et non selon les durées indiquées ci-dessus.

Vos droits

Vous pouvez nous demander de :

• Confirmer et vous donner accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, et vous indiquer l'usage qui en a été fait et à qui ils ont été communiqués
• Rectifier les renseignements inexacts, incomplets ou périmés
• Retirer votre consentement à l'utilisation ou à la communication de vos renseignements, sous réserve des limites légales et contractuelles
• Cesser de vous envoyer des communications de marketing
• Supprimer les renseignements dont nous n'avons plus besoin aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis

Écrivez à notre responsable de la protection des renseignements personnels à info@quotey.io. Nous répondons dans les 30 jours et vous indiquerons si nous avons besoin d'un délai supplémentaire et pourquoi.

Il se peut que nous devions confirmer votre identité avant d'agir. Dans certains cas limités, la loi nous permet ou nous oblige à refuser l'accès — par exemple lorsque la réponse révélerait des renseignements personnels concernant une autre personne, ou lorsque les renseignements sont protégés par le secret professionnel de l'avocat. En cas de refus, nous vous en indiquerons les motifs ainsi que les moyens de contester cette décision.

Le retrait de votre consentement peut faire en sorte que nous ne puissions plus vous fournir un service. Le cas échéant, nous vous en expliquerons les conséquences avant d'agir.

Demandes visant les données des clients d'un courtier. Si vous êtes un assuré et que votre demande concerne des renseignements qu'un cabinet a saisis dans notre plateforme, communiquez avec le cabinet. Nous ne pouvons donner suite à cette demande sans ses instructions.

Si vous êtes au Québec

La loi québécoise sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé vous confère des droits additionnels, et nous les appliquons à toutes les personnes avec lesquelles nous faisons affaire au Québec.

Responsable de la protection des renseignements personnels. Nick Kidd, président-directeur général, est responsable de la protection des renseignements personnels chez Quotey et peut être joint à info@quotey.io.

Portabilité. Vous pouvez nous demander de vous communiquer, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements personnels informatisés que vous nous avez fournis, ou de les transmettre à une autre organisation, dans les limites prévues par la loi.

Décisions automatisées. Nous ne prenons pas de décision concernant une personne fondée exclusivement sur un traitement automatisé. Si cela venait à changer, nous vous en informerions au moment de la décision et vous donnerions l'occasion de présenter vos observations à un membre de notre personnel.

Communication à l'extérieur du Québec. Nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant de confier des renseignements personnels à un fournisseur situé à l'extérieur du Québec, et nous n'y procédons que lorsque les renseignements bénéficieront d'une protection adéquate.

Confidentialité par défaut. Lorsque nous offrons un produit ou un service doté de paramètres de confidentialité, ces paramètres assurent le plus haut niveau de confidentialité par défaut, sans aucune intervention de votre part.

Plaintes. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.

Une version anglaise de la présente politique est disponible à l'adresse quotey.io/privacy.

Modifications et coordonnées

Modifications à la présente politique. Nous publions toute modification sur la présente page et mettons à jour la date indiquée en haut. Lorsqu'une modification touche de façon importante notre traitement des renseignements personnels, nous en donnons avis sur nos Sites Web et, pour les utilisateurs de la plateforme et les abonnés, par courriel.

Coordonnées. Les questions, demandes et plaintes concernant la présente politique ou notre traitement des renseignements personnels doivent être adressées à :

Nick Kidd, président-directeur général et responsable de la protection des renseignements personnels QUOTEY, INC. 1555, rue Wentworth, bureau 200, Whitby (Ontario) L1N 9T6 info@quotey.io

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou, si vous êtes au Québec, auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec. Si vous êtes un client d'assurance, les plaintes concernant le traitement de vos renseignements doivent d'abord être adressées à votre courtier.